Las
Relaciones Humanas
Las
Relaciones Humanas son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos
relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas
por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la
personalidad humana.
Las Relaciones Públicas por su parte,
buscan insertar a la organización dentro de la comunidad, haciéndose
comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y
procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes
mediante la concordancia de sus respectivos intereses.
Las
Relaciones Humanas en la Oficina
Permiten la integración de las personas
dentro de la oficina, realizando sus actividades de manera satisfactoria. Para las buenas relaciones es bueno
considerar que todos somos diferentes, el tipo de labor que realiza cada quien
más las políticas de trabajo que posee cada empresa y las condiciones de
trabajo que tenga.
Las relaciones humanas satisfactorias
permiten:
Ahorro de tiempo
Motivación del personal
Coordinación y cooperación
Agradable ambiente de trabajo
Compromiso por la calidad
Mayor productividad
Éxito en las Relaciones Humanas
El éxito de las relaciones humanas va a
depender de la comunicación que se tiene constantemente dentro de la familia,
compañeros de trabajo y en los grupos sociales.
Debemos referirnos a otras personas en
términos constructivos, aún cuando están ausentes, demostrando que somos
respetuosos. Así podemos impactar de manera positiva y que éstas personas
sientan que son importantes.
La cortesía, la buena educación, una
sonrisa y las muestras de aprecio hacen que la persona sea agradable a los
demás y crea un ambiente de armonía.
Historia
Los años 1940 al 1970 se caracterizaron
por la llegada de elementos tecnológicos, como, por ejemplo: impresoras de
cheques, calculadoras, maquinillas eléctricas, además de los cambios ocurridos
en las comunicaciones donde el telegrama y las cartas con puntuación cerrada
era lo práctico en dicha época. La educación comercial tenía el reto de
adiestrar en esta nueva tecnología e incluir en sus currículos tanto el
componente vocacional como la educación general-humanística para así poder
crear profesionales competentes y de esta forma cumplir su meta filosófica.
Los adelantos tecnológicos ocurridos
dentro de los años 1940-70 demandan del campo vocacional comercial explorar las
técnicas de enseñanza, medición y evaluación de las destrezas necesarias para
la profesión secretarial en aquel entonces. Está a la vez tenía que implantar
la tecnología recién llegada y así adiestrar eficientemente a sus estudiantes
con las competencias profesionales necesarias para el mundo empresarial
vigente. De este modo, la educación comercial es la que dicta y determina las
pautas necesarias en cuanto a destrezas, aptitudes y actitudes útiles dentro
del mundo empresarial y transcendentalmente en el campo educativo vocacional.
Este campo de la tecnología y
administración secretarial es la que permite que la labor del secretario sea
una automática, sencilla y eficiente. Está acompañada del campo
gerencial-administrativo desarrollado por la misma acción tecnológica permitiendo
crear en el secretario un pensamiento crítico sobre problemas gerenciales
genuinos que dan paso a la formación del Asistente Administrativo de hoy.
¿Desilusión
O Motivación Secretarial?
¿Te has encontrado en la situación de
que sueñas con algo hermoso y cuando despiertas te encuentras en una fría y
dura realidad?
Esto te podría suceder cuando entres al
mundo del trabajo secretarial. Es una dura realidad que tendrás que afrontar
positivamente después de haber recibido una "fantasía" teórica llena
de procedimientos inviolables y leyes de ética.
Pero todo esto no debe llevarte a una desilusión total, solamente debes tomarlo como un reto profesional del cual ganarás experiencia y podrás poner en práctica todo aquello que aprendiste en una forma eficiente. Tu puedes en gran manera cambiar y desarrollar en forma indirecta todo aquello que esté mal y no siga los procedimientos y ética que aprendiste. Debes ser tolerante al principio y poco a poco podrás educar en una forma latente cada individuo que te rodea haciéndoles ver que realizas tu trabajo eficientemente siguiendo fielmente los procedimientos establecidos y convenciéndolos de que de este modo ellos podrán realizar eficientemente sus tareas al igual que tú.
Debes recordar que el trabajo que
consigas no lo hace el patrono que te emplea, sino tú y la capacidad física e
intelectual con estás preparado. Además, recuerda que una ilusión es sólo una
ilusión y que debes aprender a desarrollar tus capacidades para hacer de una desilusión
una realidad más llevadera y mejor en todos los sentidos. Tú, únicamente tú,
eres la fuerza que podrá hacer de lo inútil algo útil y fructífero.
Nuestra profesión no da la oportunidad
de ser creativos y desarrollar al máximo nuestros talentos e iniciativa, sólo
es cuestión de cuándo deseamos comenzar a exponer nuestro potencial.! ¡Éxito!
La Comunicación: Factor Esencial
Uno de los factores que puedes convertir
en tu aliado en la lucha por profesar profesionalmente y realizar un trabajo
eficiente dentro de la profesión secretarial, es la comunicación.
Podrás pensar que la comunicación que
utilizas en tu vida diaria, en tu hogar o en otros lugares informales, es la
misma que utilizas en el trabajo. Pero debes comprender que la comunicación en
tu área de trabajo es más compleja y encierra una gama de procedimientos
éticos-sociales.
La primera característica de la
comunicación que utilizas en tu trabajo, particularmente en la profesión
secretarial, es que está llena de leyes de ética, por ejemplo, debes llamar a
las personas por su título y apellido, debes utilizar siempre el "por
favor" y "gracias" y un sin número de procedimientos y
protocolos, según la situación que se presente.
La segunda característica es la
cortesía. Esa práctica es común en nuestra vida diría, pero dicho término
involucra mucho más de lo que la mayoría de las personas creen que es su
significado. El término cortesía en el trasfondo de la comunicación, además de
una forma de decir las cosas, es parte integral de una ciencia social llamada
por muchos "relaciones humanas".
Tal es una importancia que dentro de tu
área profesional académica debes tomar cursos que desarrollen en ti dicho concepto
en términos de tolerancia, paciencia y genuino espíritu de servicio hacia los
demás. Alcanzar este nivel es muy complejo y debes desarrollar las mejores
formas de una comunicación para fomentar un ambiente adecuado para el entendimiento
de las diarias acciones humanas bajo el contexto en que ocurran.
Existen varias formas de comunicarse,
pero todo se resume en formas aceptables y formas inaceptables. Las formas
correctas de comunicación se deben desarrollar al máximo, especialmente en la
profesión secretarial, ya que por ser un área de servicio nos expone a
diferentes tipos de personalidades tanto de nuestros compañeros de trabajo como
de los clientes que visitan la oficina. De esta forma logran un ambiente de
trabajo que demuestra tu eficiencia y el arte de convivir con los demás. Te enfrentarás
a personas distintas, con distintos problemas y caracteres, los cuales deberás
aprender a entender y ayudar, ya que tu profesión exige un alto nivel de
servicio y deseo de ayudar. Esto a largo plazo se podrá traducir en un
desarrollo máximo de nivel individual y profesional que debes fomentar y
desarrollar, ya que podrían significar oportunidades profesionales y desarrollo
personal.
Avance
Y Desarrollo Del Secretario Moderno
El concepto del secretario tradicional
ha evolucionado a medida que la empresa moderna ha redefinido la importancia de
varias destrezas o características, tales como: pensamiento crítico, manejo de
problemas y conflictos, asertividad y, sobretodo, liderazgo, entre otras. Estas
destrezas y características se constituyen como indispensables para el avance y
desarrollo de la profesión secretarial. Indudablemente, la profesión
secretarial se ha adaptado a los tiempos según surgen nuevas visiones, misiones,
objetivos, estructuras filosóficas, tendencias tecnológicas según las
necesidades empresariales. Esto nos permite observar, retrospectivamente, que
el secretario tradicional ha realizado su propia metamorfósis para resurgir con
una nueva definición y multidimensionalidad. Evidencia de esta metamorfósis lo
son los nuevos enfoques educativos-instruccionales que las universidades han
adoptado y adaptado para cumplir con las expectativas y exigencias de la
industria moderna. También, podemos notar esta metamorfósis en los requisitos
de empleo que se publican diariamente en los periódicos donde se refleja una
consciencia de la multidimensionalidad que debe poseer la profesión secretarial
actualmente. Para evidenciar esta transformación, las universidades han cambiado
el nombre del departamento de ciencias secretariales (tradicional) a uno que
refleje la tendencia de esta profesión y su papel predominantemente importante
en el desarrollo, crecimiento y éxito de cualquier empresa moderna --
(administración de sistemas de oficina). Por esta razón, un indefinido número
de características de liderazgo, competencias y destrezas son las que
determinan la visión, misión y metas del secretario moderno. Estas están
asociadas directamente con las particularidades de desarrollo profesional y
estructura organizacional de la empresa moderna. Algunas de las destrezas
fundamentales que han dado inicio a la metamorfosis del secretario tradicional
convirtiéndolo en el asistente administrativo moderno lo son: el pensamiento
crítico, el manejo de problemas y conflictos, asertividad y desarrollo de
características de liderazgo.
La
Educación Comercial Ante El Nuevo Reto
La educación comercial tenía el reto de adiestrar en esta nueva tecnología e incluir en sus currículos tanto el componente vocacional como la educación general-humanística para así poder crear profesionales competentes y de esta forma cumplir su meta filosófica. Los adelantos tecnológicos ocurridos dentro de los años 1940-70 demandan del campo vocacional comercial explorar las técnicas de enseñanza, medición y evaluación de las destrezas necesarias para la profesión secretarial en aquel entonces. Está a la vez tenía que implantar la tecnología recién llegada y así adiestrar eficientemente a sus estudiantes con las competencias profesionales necesarias para el mundo empresarial vigente. De este modo, la educación comercial es la que dicta y determina las pautas necesarias en cuanto a destrezas, aptitudes y actitudes útiles dentro del mundo empresarial y transcendentalmente en el campo educativo vocacional. Hoy, próximos a entrar a un nuevo milenio, la innovación en la transmisión y procesamiento de la comunicación por medio de equipos sofisticados (facsímiles, procesadores de palabras, satélites, correo electrónico, etc.) y la automatización de la oficina moderna en cuanto a procedimientos y tareas rutinarias ha traído consigo un nuevo campo "virgen" que necesita ser desarrollado e incorporado dentro de la educación comercial y la empresa. Este campo de la tecnología y administración secretarial es la que permite que la labor del secretario sea una automática, sencilla y eficiente. Está acompañada del campo gerencial-administrativo desarrollado por la misma acción tecnológica permitiendo crear en el secretario un pensamiento crítico sobre problemas gerenciales genuinos que dan paso a la formación del Asistente Administrativo de hoy. Esta nueva reingeniería que trae consigo el concepto del Asistente Administrativo lleva consigo toda la responsabilidad, desarrollo, preparación y profesionalismo de cualquier jefe ejecutivo existente en una empresa. Este concepto neocontemporáneo del Asistente Administrativo es posible por medio de un currículo que prepare tanto técnica y gerencialmente al estudiante en cuanto a las tendencias y demandas del mundo empresarial moderno. Durante el próximo milenio se espera una sociedad más compleja tecnológicamente con incremento en trabajos altamente especializados y técnicos. Como ejemplo de lo mencionado anteriormente en cuanto a la tecnología, podemos mencionar el uso de las computadoras para la enseñanza de la mecanografía, énfasis en la educación visual, incremento de tareas gerenciales en los secretarios, la administración integrada a sistemas de computadoras para una operación y monitoreo eficiente de la oficina, incremento de "paquetes" o "softwares" de aplicación de distintas funciones y la concentración en campos especializados (ejemplos: secretario médico, secretario legal, etc.) Es por esta razón, que la adaptabilidad y adiestramiento son factores que podemos utilizar para poder desarrollar el concepto del Asistente Administrativo. De igual forma, se necesita la investigación, desarrollo de currículos y énfasis al desarrollo de la profesión secretarial a través de asociaciones y otras actividades de enriquecimiento profesional. Antes de iniciar cualquier tipo de cambio e innovación debemos pensar filosóficamente y técnicamente cómo afecta nuestro entorno laboral este nuevo enfoque del Asistente Administrativo. Debemos hacer un alto y preguntarnos cómo afecta a la educación, cómo afecta a nuestra sociedad y por ende como afecta los patrones jerárquicos dentro de una organización. Habiendo canalizado en una forma responsable estas preguntas debemos conocer cuál es el reto y cuáles son los caminos que nos llevan a la superación y al éxito de nuestra profesión. La historia que debemos escribir debe contestar las siguientes interrogantes: Secretario y Asistente Administrativo: ¿Cuál es la diferencia?; ¿Qué es un asistente administrativo?; ¿Qué características debe poseer un asistente administrativo?; ¿Cuáles son los pasos para convertirse en un asistente administrativo exitoso?; ¿Cuáles son las aptitudes y actitudes de un asistente administrativo? Está en nuestras manos el futuro de nuestra profesión como educadores y profesionales de la educación comercial. La evolución histórica y nuestra visión del futuro será nuestro norte al emprender la transformación de la profesión secretarial contemporánea.
LA
SECRETARIA Y LA COMUNICACIÓN
(definir comunicación y secretaria) Habilidades
de Comunicación la secretaria debe cumplir para tener un éxito en las
ejecuciones de sus roles comunicacionales con lo siguiente -
- Comunicación en la empresa: - Imagen total. Lenguaje corporal.
- Comunicación no verbal.
- El teléfono. La voz de la empresa. Atención telefónica.
- Las relaciones interpersonales. -
- La mejora continua en la atención al cliente.
- Asertividad: la comunicación eficaz y apropiada.
- Comunicación escrita.
- (colocar un video y extender mas)
Las
Relaciones Interpersonales
Las Relaciones Interpersonales son
contactos profundos o superficiales que existen entre las personas durante la
realización de cualquier actividad. Es la habilidad que tienen los seres
humanos de interactuar entre los de su especie. Las relaciones interpersonales
consisten en la interacción recíproca entre dos o más personas. Involucra los
siguientes aspectos: la habilidad para comunicarse efectivamente, el escuchar,
la solución de conflictos y la expresión auténtica de uno/una. En toda relación
interpersonal interviene la comunicación, que es capacidad de las personas para
obtener información respeto a su entorno y compartirla con el resto de la
gente. El proceso comunicativo está formado por la emisión de señales (sonidos,
gestos, señales) con el objetivo de dar a conocer un mensaje. La comunicación
exitosa requiere de un receptor con las habilidades que le permitan decodificar
el mensaje e interpretarlo. Si falla la comunicación, la relación interpersonal
será complicada. Los psicólogos insisten con la educación emocional para
facilitar actitudes positivas ante la vida, que permiten el desarrollo de
habilidades sociales, estimulan la empatía y favorecen actitudes para afrontar
conflictos, fracasos y frustraciones. Importancia entre las Relaciones Interpersonales
en la Oficina Es muy importante tener en cuenta nuestras actitudes y trato
hacia las demás personas es la clave del éxito tanto en la carrera profesional
como en la personal. De acuerdo a su comportamiento, determinará si la persona
desea continuar solicitando los servicios profesionales de su empresa o
decidirá realizar las negociaciones con otra compañía. Recuerde que sus modales
y la forma como se expresa refleja su personalidad y es como un espejo de todo
su ser. (Artículo, Imagen Empresarial, Autora: Margarita Ruiz, Prensa Libre)
Las
Relaciones Interpersonales En La Oficina
La secretaria es el centro de la oficina
y como tal, debe esmerarse en tener excelentes con los compañeros de trabajo y
con las personas ajenas a la empresa.
Siempre saludar y despedirse.
Ayudar a que las personas en la oficina
se integren y se relacionen para que exista una armonía laboral.
Ser respetuosa, colaboradora y discreta
(extender mas)
Las relaciones interpersonales es una de
las destrezas básicas que necesita desarrollar el empleado de hoy. La oficina
moderna necesita personal altamente calificado y preparado para desempeñarse
eficientemente el el campo adinistrativo. Muchas organizaciones consideran a
sus empleados como parte de la familia; de manera que, éste de apodere y
proyecte una imagen altemante profesional.
La imagen profesional que proyecte el
empleado ampliará la imagen que pueda lograr toda organización que desee
colocarse en un lugar privilegiado en un mercado tan competitivo. Es por ello
que, las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de
comportamiento que garantizan armonía y bienestar para las personas que
participan en ella.
Esta presentación les permitirá tener
una idea de la imagen profesional que se espera proyecte el empleado, así como
cultivar unas relaciones interpersonales excelentes.
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